I software che aiutano nella gestione delle PEC aziendali

Da quando – il primo ottobre del 2020, è diventato obbligatorio per le aziende, i liberi professionisti e le ditte individuali possedere per legge una casella PEC (posta elettronica certificata) la sua implementazione e gestione ha portato diversi problemi. La posta elettronica certificata, essendo dotata di valore legale e datacerta, richiede infatti una gestione molto più oculata rispetto alla tradizionale mail, e non sempre questo viene fatto. Il tipico caso è quello in cui più persone dello stesso ente o ufficio gestiscono una singola casella di posta elettronica certificata, portando ad una serie di problemi anche non banali.

Il primo, classico, problema è quando ci sono più persone che lavorano su una stessa casella di posta pec, si fa confusione per capire chi ha fatto cosa. Non si sa chi ha aperto la mail, chi vi ha risposto e via dicendo. Non il massimo quando si tratta di documenti dal valore legale. Altro tipico problema, che deriva dal primo, è che si possono verificare situazioni in cui più persone rispondono alla stessa mail, creando discussioni in parallelo con la stessa persona, o al contrario può anche succedere che proprio perché qualcuno ha aperto la pec, ma non ha risposto, che nessuno poi si prenda la briga di dare risposta al mittente.

Fortunatamente il mercato offre degli applicativi gestionali pensati precisamente per andare a risolvere questi problemi legati alla posta elettronica certficata: i gestionali PEC. Un software per la gestione PEC è infatti costruito, a differenza dei software per la gestione della posta normale, avendo in mente il principio di accountability: trattandosi di documenti dal valore legale è fondamentale sapere chi ha fatto cosa e quando. Il gestionale PEC tendenzialmente risolve questo problema in due modi: assegnando dei ruoli ben specifici alle singole utenze collegate alla PEC e tracciando ogni azione legata alla mail.

Il software dispone di un ben definito sistema di autorizzazioni che consentono – a seconda dei ruoli – solo a determinati utenti di visualizzare, inoltrare e/o rispondere alle PEC ricevute. In questo modo si limita il potenziale proliferare di risposte: solo alcune persone sono dotate della capacità di rispondere a determinate PEC.

L’altro elemento che permette la gestione ordinata dei processi è la presenza di un log delle azioni svolte su ciascuna mail. Ogni utente collegato a quella casella PEC potrà quindi sempre verificare chi e quando ha visualizzato, inoltrato o risposto ad una PEC evitando spiacevoli equivoci e rimpalli. Con poche accortezze e un software per la gestione PEC dotato delle funzionalità che abbiamo visto si possono risolvere tutti i problemi legati all’utilizzo della PEC aziendale e professionale.