Outsourcing strategico: vantaggi e rischi

La parola outsourcing descrive l’affidamento di processi, mansioni o progetti interni a fornitori di servizi esterni. Le imprese scelgono la strada dell’outsourcing per rendere più efficienti i processi, per risparmiare tempo o per sfruttare i punti di forza degli specialisti di società terze. Si riesce, nella maggior parte dei casi, ad ottenere un possibile risparmio dell’ordine del 10% o del 15%.  Le imprese di dimensioni minori scelgono l’outsourcing di questo tipo soprattutto per ridurre i costi e per organizzare rapidamente determinate funzioni aziendali. Le grandi imprese, invece, normalmente, lo scelgono per migliorare la loro efficienza. Il termine “outsourcing”, ovvero “uso di risorse esterne” (outside resource using) e non è un’invenzione moderna bensì risale al XVIII secolo: l’outsourcing di mansioni lavorative fu infatti una rapida conseguenza dei princípi della divisione del lavoro postulati da Adam Smith, ed era inteso principalmente come un mezzo per aumentarne l’efficienza. Al principio, l’outsourcing era limitato al settore manifatturiero: un tipico esempio erano i produttori di automobili, che compravano molti componenti da fabbricanti esterni per poi assemblare il prodotto finito nei loro stabilimenti. Negli ultimi anni, il concetto di esternalizzazione si è esteso a tutti settori economici: i servizi tecnici sono stati i primi ad essere appaltati esternamente, ma oggi è possibile ricorrere a fornitori esterni praticamente per qualunque tipo di servizio.

Si hanno sommariamente tre differenti tipi di outsourcing:

1. Esternalizzazione dei Processi Aziendali: si intende l’outsourcing di interi processi aziendali. Classico esempio: appaltare l’intera struttura informatica di un’azienda a fornitori di servizi esterni.
2. Esternalizzazione dei Processi Intellettivi (Knowledge Process Outsourcing , KPO):riguarda anch’esso l’outsourcing di processi aziendali, ma in questo caso si tratta di mansioni che richiedono una conoscenza specifica dei processi interni di un’azienda, e che pertanto sono più complesse perché è più difficile il coordinamento. Esempio: affidarsi a consulenti esterni per sviluppare nuove strategie di mercato.
3. Out-tasking: si riferisce al trasferimento di singole mansioni (tasks). Per molte imprese esso costituisce il primo passo verso l’outsourcing, ed è spesso utilizzato da aziende che non possono permettersi di assumere personale addetto a mansioni specifiche. Questo lo rende particolarmente interessante per le piccole e medie imprese e per le start-up.

Quali sono tuttavia i vantaggi e i rischi della terziarizzazione?

I vantaggi possono essere riassunti come :

• Concentrarsi sul “core business” dal momento che diminuisce il numero di attività da lei direttamente gestite; evitando di dover investire in attività secondarie che oltretutto, per raggiungere livelli di competitività assoluta, necessiterebbero di investimenti ingenti, comunque non giustificabili da risultati proporzionalmente adeguati.
• Ridurre i costi, perché l’impresa si affida ad un partner specializzato che ha come business principale l’attività che l’impresa esternalizza.
• Trasformare i costi fissi in costi variabili, dato che i costi del personale e delle attrezzature (ammortamenti) coinvolte sono sostenuti dall’operatore esterno.
• Avere maggiore flessibilità, ossia una maggiore capacità di far fronte ad improvvise variazioni di volume nelle vendite, in quanto l’operatore, grazie alla propria organizzazione specifica, è in grado di compensare i picchi di un cliente con altri a stagionalità contraria.
• Migliorare il livello di servizio grazie all’utilizzo di operatori specializzati.
• Valorizzare il personale, in quanto non più impegnato in lavori di routine, può concentrarsi maggiormente sugli aspetti focali della sua attività, migliorando ragionevolmente la professionalità.
• Migliorare la qualità dei servizi offerti e dei prodotti forniti, in quanto il provider tende a inserire nel “paniere” dei fornitori al quale si rivolge, solo quelle imprese che assicurano standard qualitativi elevati: anche per questo è importante fare riferimento ad un vendor di consolidata esperienze e professionalità.

I principali rischi, invece, risultano essere:

• la demotivazione del personale, in seguito alla graduale smobilitazione della struttura interna;
• la possibilità di comportamento opportunistico da parte del fornitore di servizi, a causa della situazione di forte dipendenza dell’azienda da quest’ultimo;
• la difficoltà di controllo del livello di servizio offerto al cliente finale, dovuta alla necessità di disporre di un adeguato sistema di misurazione delle performance del fornitore e di una interfaccia interna all’azienda in possesso delle competenze necessarie;
• la perdita del know how specifico, nel caso in cui parte del personale dell’azienda venga assorbito dal fornitore di servizi o comunque venga trasferito in altra area aziendale;
• la perdita del contatto diretto con il cliente finale.