Normalizzazione degli indirizzi: cos’è, perché è importante, quali sono i vantaggi

L’importanza per le aziende, di grandi come di piccole dimensioni, di avere dati precisi e su cui poter fare affidamento è sotto gli occhi di tutti. Ciò vale ancora di più in seguito agli sviluppi della Rivoluzione Digitale e all’avvento del commercio online. La normalizzazione degli indirizzi è una procedura che si rivela sotto questo punto di vista capace di dare concrete garanzie per le realtà di business all’interno di molteplici ambiti.

Di cosa si tratta? Non è altro che la verifica, la correzione delle imprecisioni e degli errori nonché la validazione relativa sia a un indirizzo che a un insieme di indirizzi. Lo scopo è quello di trasporre il singolo recapito in una forma che risulta intelligibile da tutti. In questo modo diventa fruibile all’interno dei sistemi informatici non soltanto di un determinato circuito ma anche al di fuori di esso: si presta per una condivisione su scala planetaria.

Come viene fatta la normalizzazione di indirizzi? La soluzione migliore è quella di utilizzare un software ad hoc, come ad esempio Egon, disponibile su egon.com. Si tratta di un programma avanzato predisposto per agire su un indirizzo alla volta in tempo reale, attraverso un form web che propone suggerimenti nel corso della digitazione, ma anche in modalità batch, ovvero massiva.

Significa, semplicemente, che si riesce a intervenire su più indirizzi postali, persino migliaia, così da controllare l’esattezza delle informazioni e procedendo alla validazione. La fruizione è semplice e consente di accedere a un archivio privo di errori e in perfetto ordine, tramite qualsiasi applicativo di tipo aziendale.

Normalizzazione degli indirizzi: il processo di geocodifica

Abbiamo visto in linea generale cos’è la normalizzazione degli indirizzi. Si tratta di un concetto e allo stesso tempo di un approccio che presenta dei collegamenti con un processo altrettanto cruciale: quello di geocodifica.

La geocodifica degli indirizzi consiste nell’attribuzione di codici anagrafici nonché territoriali al singolo dato, attraverso delle coordinate geografiche e che in quanto tali appaiono precise e inequivocabili.

I moderni programmi consentono di realizzarla su scala locale e internazionale. Il risultato è una codificazione puntuale degli indirizzi e dei dati a essi collegati, anche quando risultano errati o presentano delle informazioni mancanti.

Come si può vedere, geocodifica e normalizzazione degli indirizzi sono interconnesse secondo un filo che le unisce in maniera inequivocabile. Gli elenchi di indirizzi non presentano alcun errore, né ortografico né, ad esempio, perché è stato cambiato il nome a una piazza o a una via.

Normalizzazione degli indirizzi: i vantaggi

I vantaggi che assicura la normalizzazione degli indirizzi sono davvero tanti: non a caso la sua applicazione interessa diversi ambiti all’interno di aziende di settori anche molto differenti. In realtà, non c’è più ormai nessuna impresa che ne possa fare a meno.

La ragione è semplice e la esponiamo tramite una domanda: esistono realtà di business che sono prive di archivi contenenti dei dati? La risposta è negativa, come è facile dedurre. Tornando ai benefici che garantisce il procedimento di normalizzazione, non ci resta che vederli nel dettaglio:

• Gli indirizzi vengono predisposti secondo una puntuale definizione per quanto riguarda lingua, formati e organizzazione dei recapiti.
• La formattazione può essere fatta in maiuscolo, minuscolo e via dicendo.
• Vengono eliminati alla radice gli errori di formattazione e quelli ortografici.
• Il programma aggiorna gli elenchi in tempo reale durante la fase di digitazione.
• Se ci sono delle informazioni che mancano, ad esempio numero civico o cap, vengono anch’esse aggiunte.
• Si ottengono elenchi precisi e privi di informazioni che risultano superflue. La conseguenza principale è un’ottimizzazione delle attività produttive.

La normalizzazione degli indirizzi, in sostanza, permette di instaurare rapporti quanto mai proficui tra clientela e azienda, sia per le attività del comparto B2C che B2B. Ciò si traduce nel preciso svolgimento delle operazioni legate alla logistica, al recapito corretto di documenti importanti e, in generale, a un miglioramento di tutti quei processi inerenti la vendita, compresa l’assistenza clienti.

I campi di applicazione

L’applicazione della geocodifica degli indirizzi è qualcosa che avviene a 360°. Oltre che per gli ambiti che abbiamo illustrato poc’anzi, è alquanto efficace per diverse attività di marketing, a cominciare dal cosiddetto mailing, che prevede appunto l’invio di comunicazioni via e-mail. Vanno aggiunti la validazione periodica degli archivi e le situazioni in cui si verifica la fusione di database o la condivisione degli elenchi contenenti dei dati.