Collaborazione in sicurezza: come scegliere un software giusto

Le nuove tecnologie offrono dei metodi efficaci per connettere i dipendenti remoti, in modo che il team possa rimanere connesso e collaborare ai documenti, seguendo il flusso di lavoro, anche quando è impossibilitato a incontrarsi in presenza. Cercando, tra le varie soluzioni disponibili sul mercato, un software per ufficio affidabile è necessario valutare alcune caratteristiche. Se da un lato sono importanti la funzionalità, la velocità e il prezzo, dall’altro la sicurezza e la privacy sono fondamentali. Considerando le caratteristiche appena menzionate, ONLYOFFICE Docs, risulta una valida alternativa da considerare. Si tratta, infatti, di un ufficio collaborativo online che punta sulla protezione e privacy.

Software sicuro e professionale

ONLYOFFICE Docs include editor di documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni in un’unica suite che sono compatibili al 100% con i formati Microsoft e supportano altri tipi di file popolari tra cui ODF, PDF, CSV, HTML, EPUB, RTF, TXT e altro.

Gli strumenti professionali per lavorare con testo consentono di creare documenti ben strutturati per qualsiasi scopo, creando vari layout per visualizzarli, stamparli e pubblicarli, aggiungendo indice, formattazione e stile di caratteri.

Oggetti complessi come forme modificabili, tabelle, grafici, equazioni, immagini e persino video portano i contenuti visivi a un nuovo livello. Tutti gli oggetti e i testi creati in ONLYOFFICE sono supportati in altri software per navigazione e modifiche senza distorsioni, mentre la tecnologia HTML5 Canvas conferisce ai tuoi file un aspetto uguale durante visualizzazione, modifica e stampa in qualsiasi browser e sistema operativo.

L’editor di fogli di calcolo supporta oltre 450 formule, consente di filtrare e formattare set di dati di grandi dimensioni, creare e modificare tabelle pivot, aggiungere formattazione condizionale, utilizzare Visualizzazioni a foglio e stampare i tuoi dati su qualsiasi formato cartaceo.

L’editor di presentazione offre tutti gli strumenti necessari per creare diapositive straordinarie e complesse, preparare brochure, report oppure offerte di vendita.

A parte l’ottimo set dei tool professionali, la suite ha un altro punto di forza: ONLYOFFICE è conforme sia al GDPR (General Data Protection Regulation) che all’HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

Vera collaborazione senza limiti

Grazie a questo software è possibile condividere i documenti con il team o tramite un link esterno. Inoltre, permette di creare file in tutti i formati collaborando senza distorsioni, utilizzando la modalità di co-editing Fast per le modifiche in tempo reale o più privata, con blocco paragrafi, chiamata Strict.

Si possono condividere istantaneamente file, aggiungere commenti per porre domande e risolvere problemi, menzionando altri utenti.

Si può tenere traccia delle modifiche in modo da poter esporre suggerimenti su eventuali parti da aggiungere, modificare o eliminare. Questo consente di rivedere le modifiche degli altri, accettarle e rifiutarle. Allo stesso modo, si possono confrontare due documenti separati utilizzando Confronto documenti per sfogliare le differenze evidenziate e creare una versione finale del contratto, articolo o modulo da file diversi.

Controllo delle versioni

Il controllo delle versioni è così importante che interi settori si sono sviluppati attorno al processo. Per gli sviluppatori, scrivere senza il controllo di revisione può essere inquietante. Per i creatori di contenuti, inviare le revisioni via email, può diventare pesante.

La cronologia delle versioni in ONLYOFFICE Docs consente di esplorare chi, che cosa e quando ha modificato e permette di ripristinare qualsiasi versione del documento se desideri recuperare il contenuto perso o ripristinare le modifiche.

Sicurezza di avere vaste capacità

Utilissimi plugin disponibili nella suite permettono di inserire video, modificare immagini, creare bibliografie con Mendeley, Zotero o EasyBib, tradurre testi con Google Traduttore o altre app di traduzione disponibili. Controlla la grammatica e ortografia con LanguageTool, inserisci i tuoi post nel blog direttamente dall’editor con il plugin WordPress, crea mappe mentali, organigrammi e infografiche con il servizio Draw.io integrato in ONLYOFFICE Docs, organizza riunioni audio o video, webinar e streaming direttamente negli editor grazie al plugin Jitsi, o crea un plugin proprio.

Massima sicurezza dei dati

Tanti uffici stanno passando al lavoro da remoto o implementano i modelli di lavoro ibridi, dunque la sicurezza dei dati è un fattore essenziale. Pertanto, il software scelto per l’ufficio online deve essere sicuro e protetto su ogni tappa di lavoro. E qui la possibilità di integrare la suite d’ufficio ONLYOFFICE sul server proprio potrebbe escludere la maggior parte dei rischi.

Ci sono ancora più opportunità per migliorare la sicurezza dei documenti in ONLYOFFICE Docs. L’API consente di limitare la copia, il download e la stampa di determinati documenti. È possibile abilitare la crittografia end-to-end per i documenti e persino la modifica e la collaborazione in tempo reale per proteggere l’accesso ai dati più sensibili. Infine, ONLYOFFICE docs include JWT per la protezione da accessi non autorizzati e consente di limitare manualmente la durata della cache.

ONLYOFFICE Docs è un prodotto open-source, il che significa che il codice è pubblicamente disponibile per essere esaminato dall’interno e conoscere i metodi utilizzati per l’elaborazione dei dati.

Lavora con i documenti senza rischi

La creazione e la gestione dei contenuti aziendali sono accompagnate da una domanda sulla loro protezione. ONLYOFFICE protegge i tuoi file durante la modifica, l’archiviazione e la collaborazione.

Lavorando sui documenti, sei libero di aggiungere firme digitali per verificarne l’autenticità. L’aggiunta di filigrane può aiutare a proteggere qualsiasi informazione riservata o sensibile. L’utilizzo della protezione con password non consentirà a nessuno di accedere al tuo documento senza una giusta combinazione.

ONLYOFFICE Docs consente di condividere documenti con autorizzazioni flessibili: accesso completo, sola lettura, revisione, commento, compilazione di moduli e filtro personalizzato (nei fogli di calcolo). Sei libero di concedere l’accesso ai tuoi collaboratori solo per svolgere i compiti previsti e proteggere i tuoi dati da alterazioni o perdite. ONLYOFFICE supporta anche le filigrane.

Opzioni di sicurezza

Le aziende sono libere di scegliere come implementare ONLYOFFICE Docs nella propria infrastruttura.

Puoi utilizzare ONLYOFFICE Docs all’interno di una piattaforma di collaborazione completa – ONLYOFFICE Workspace. È dotato di un proprio sistema di gestione e condivisione dei documenti, funzionalità di gestione dei progetti, posta, CRM, calendari, chat e altri strumenti di produttività. È disponibile come distribuzione interna sulla rete privata o come servizio cloud nel cloud pubblico.

Tale piattaforma offre il set di strumenti di sicurezza standard, con HTTPS, backup, autenticazione a due fattori, accesso sicuro e un’opzione per crittografare i dati inattivi. Una caratteristica che, secondo ONLYOFFICE, non ha controparti si chiama Private Rooms.

Ogni file dell’ufficio creato e archiviato viene crittografato utilizzando l’algoritmo AES-265. Tutto ciò che scrivi, ogni lettera, ogni numero, ogni simbolo, viene crittografato immediatamente, anche se stai collaborando in tempo reale.

È anche possibile integrare la suite nella tua piattaforma sync&share preferita come Alfresco, Confluence, Nextcloud, ownCloud, SharePoint, Seafile e molti altri, che dispongono i loro strumenti di sicurezza integrati. I connettori pronti all’uso sviluppati da ONLYOFFICE o dai partner tecnologici ufficiali rendono il processo di integrazione un gioco da ragazzi.

È anche possibile incorporare gli editor nella tua app o servizio cloud (ONLYOFFICE Docs Developer Edition).